บทที่1

แนะนำ โปรแกรม PowerPoint 2003

การนำเสนอข้อมูล ( Presentation ) เป็นการบรรยายหรือนำเสนอข้อมูลให้แก่ผู้ฟัง โดยอาจมีอุปกรณ์ประกอบการบรรยายหรือไม่ก็ได้ เช่น การบรรยายหน้าชั้นเรียนของอาจารย์ผู้สอนการนำเสนอรายงานของนักศึกษา การนำเสนอสินค้าของพนักงานขาย การนำเสนอรายงานของลูกน้องต่อเจ้านาย ซึ่งการเตรียมอุปกรณ์สำหรับการนำเสนอนั้นค่อนข้างยุ่งยาก ในปัจจุบันนี้คอมพิวเตอร์มีบทบาทช่วยในการเตรียมการนำเสนอได้อย่างดีเยี่ยม เพราะคอมพิวเตอร์สามารถสร้างงานนำเสนอแบบเบ็ดเสร็จ และใช้เวลาไม่นานนัก และยังสามารถนำเสนอผ่านทางจอทีวี โปรแจ็กเตอร์ เว็บไซต์ และสามารถกำหนดแอนิเมชัน ( Animation ) เพื่อให้เกิดความน่าสนใจได้อย่างดีเยี่ยมทีเดียว

1. ขั้นตอนการนำเสนอด้วย Microsoft PowerPoint 2003

การสร้างงานนำเสนอข้อมูลที่ดีนั้น ต้องมีการเตรียมการที่ดีด้วย ก่อนอื่นต้องทราบจุดประสงค์ในการนำเสนอว่า “นำเสนอเพื่ออะไร” ทราบกลุ่มเป้าหมาย “ใครคือผู้ฟัง และมี กี่ท่าน” ใช้อุปกรณ์ใดในการนำเสนอ ซึ่งขั้นตอนการนำเสนองานมีดังนี้

 

แสดงขั้นตอนการเตรียมงานนำเสนอ

เตรียมข้อมูล

ในการเตรียมข้อมูลนั้นต้องทราบจุดประสงค์ในการนำเสนอ คือนำเสนอเพื่ออะไร และต้องการให้เขาทราบอะไรบ้าง ต้องทราบว่าผู้ฟังเป็นใคร มีวุฒิภาวะการศึกษาอยู่ในระดับใด มีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับสิ่งที่นำเสนอบ้าง หรือมีความสนใจในสิ่งนั้นหรือไม่ หลังจากนั้นต้องหาข้อมูลที่ดีที่สุด เพื่อใช้ในการนำเสนอ

จัดทำงานนำเสนอ

เมื่อมีข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้นำเสนอข้อมูลต่าง ๆ มาจัดเตรียมหัวข้อหลักตามวัตถุประสงค์ที่วางเอาไว้ และใส่รายละเอียดให้เหมาะสมกับหัวข้อใหญ่ที่กำหนดไว้ หลังจากนั้นจึงทำการตกแต่งสไลด์ให้สวยงาม ซึ่งในส่วนของการตกแต่งนั้น ต้องย้อนกลับไปดูที่หัวข้อการเตรียมข้อมูลก่อน

ซักซ้อมก่อนนำเสนอจริง

เมื่อจัดทำงานนำเสนอเรียบร้อยแล้ว สิ่งที่ต้องทำต่อไปก็คือ การซักซ้อมบรรยาย เพื่อเพิ่มความชำนาญและความมั่นใจให้แก่ผู้บรรยาย เพื่อเป็นการป้องกันการผิดพลาดจากการอาการประหม่าและยังเป็นการควบคุมเวลาในการนำเสนอให้เหมาะสมอีกด้วย

นำเสนอจริง

ขณะนำเสนอจริง ผู้บรรยายควรสร้างสรรค์บรรยากาศให้เป็นกันเอง เพื่อทำให้ผู้ฟังรู้สึกสบายและผ่อนคลาย และถ้าหากบรรยากาศเป็นกันเอง ก็ส่งผลให้ผู้บรรยายไม่รู้สึกเกร็ง การนำเสนอก็ดำเนินไปได้อย่างราบรื่น

2. รูปแบบการสร้างงานนำเสนอ Microsoft PowerPoint 2003

การสร้างงานนำเสนอด้วยโปรแกรม Power Point 2003 นั้นสามารถทำได้ 3 รูปแบบ ดังนี้

รูปแบบที่ 1 การสร้างงานนำเสนอด้วยตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติ

การสร้างงานนำเสนอด้วยวิธีนี้เป็นวิธีง่ายและรวดเร็ว เพียงแค่ผู้ใช้เลือกชนิดของงานนำเสนอที่ตรงกับความต้องการของตนเองเท่านั้นโปรแกรมจะกำหนดหัวข้อหลัก ๆ หรือหัวข้อที่จำเป็นของงานนำเสนอชนิดนั้นมาให้ และถ้าหากผู้ใช้ไม่ต้องการหัวข้อใดหัวข้อหนึ่งที่โปรแกรมกำหนดมาให้ ผู้ใช้สามารถลบหัวข้อนั้นออกได้ หรือเพิ่มหัวข้อและข้อความที่ต้องการเข้าไปได้เช่นกัน

รูปแบบที่ 2 การสร้างงานนำเสนอจากแม่แบบ

เท็มเพลต จะมีการกำหนดลักษณะเฉพาะของงานนำเสนอมาให้แล้ว ได้แก่ สีตัวอักษร ขนาดตัวอักษร รูปแบบและสีพื้นหลังของสไลด์ เราเพียงแค่นำข้อมูลของเรามาใส่ลงในสไลด์แม่แบบ และจัดรูปแบบเพียงเล็กน้อยเท่านั้นหรือไม่ต้องทำอะไรเพิ่มเติมเลยก็ได้ถ้าหากเราพอใจกับรูปแบบทั้งหมดที่ถูกกำหนดมาให้แล้ว

รูปแบบที่ 3 การสร้างงานนำเสนอเปล่า

การสร้างงานนำเสนอเปล่าเป็นวิธีการสร้างงานนำเสนอที่ผู้ใช้ต้องการเป็นผู้ออกแบบและกำหนดรูปแบบขององค์ประกอบในสไลด์เอง เช่น สีและขนาดข้อความ ลักษณะพื้นสไลด์ การจัดเรียงลำดับความสำคัญของหัวข้อ และอื่น ๆ 

3. การเปิดโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2003

โปรแกรม Microsoft Power Point 2003 เป็นโปรแกรมที่ทำงานบนระบบปฏิบัติการ Windows ซึ่งโปรแกรมต่าง ๆ ที่ทำงานบนระบบปฏิบัติการ Windows นั้น

วิธีการเข้าสู่โปรแกรม PowerPoint 2003

วิธีที่ 1

ดับเบิล คลิกจาก Short Cut ที่สร้างไว้ดังรูป

                                                           

วิธีที่ 2

คลิกที่ปุ่ม Start Program Microsoft Office Microsoft PowerPoint 2003

โดยเหมือนกับการเปิดโปรแกรมทั่วไป ซึ่งจะเข้าไปสู่หน้าโปรแกรม

แสดงขั้นตอนการเปิดโปรแกรม

4. ส่วนประกอบของหน้าจอโปรแกรม Microsoft Power Point 2003

เมื่อเปิดโปรแกรมขึ้นมาแล้ว จะพบกับหน้าต่างโปรแกรม ซึ่งส่วนประกอบต่าง ๆ ดังรูป

 

แสดงส่วนประกอบของหน้าต่างโปรแกรม

 

Title Bar : แถบชื่อหัวเรื่อง แสดงชื่อไฟล์ที่ถูกใช้งาน

Menu Bar : แถบเมนู รวบรวมคำสั่งทั้งหมดใน PowerPoint 2003

Button view : ปุ่มแสดงมุมมอง

Status Bar : แถบสถานะ แสดงข้อความการทำงาน

Tool Bar : แถบเครื่องมือ

Slide Area : พื้นที่สำหรับออกแบบและตกแต่งสไลด์

Control Button : ปุ่มคำสั่งสำหรับ จัดการกับขนาดของหน้าต่างโปรแกรม ซึ่งมีรายละเอียด ดังนี้

Minimize ปุ่มย่อหน้าต่างโปรแกรมไปไว้ที่ทาสก์บาร์

Restore ปรับปรุงหน้าต่างโปรแกรมให้กลับสู่ขนาดเดิม

Maximize ปุ่มขยายหน้าต่างโปรแกรม

Close ปุ่มปิดหน้าต่างโปรแกรม

Slide Tap : ส่วนที่แสดงสไลด์แบบเล็ก ๆ เพื่อให้ผู้ใช้เห็นภาพโดยรวมของแต่ละสไลด์

Outline Tap : ส่วนที่แสดงเค้าโครงของข้อความที่อยู่ในสไลด์

Task pane : กล่องรวบรวมคำสั่ง แสดงคำสั่งเกี่ยวกับงานที่ทำอยู่ในขณะนั้น

Buttons View : ปุ่มสำหรับเปลี่ยนมุมมองการแสดงผลบนหน้าจอ

Note : ส่วนที่ใช้สำหรับกรอกข้อความบันทึกคำบรรยายเกี่ยวกับสไลด์ ที่กำลังทำงานอยู่

Status Bar : แถบสำหรับแสดงสถานการณ์ทำงานของสไลด์

5. การซ่อนและแสดงแถบเครื่องมือ

จากหัวข้อที่แล้ว เราได้ทราบถึงส่วนประกอบของหน้าต่างโปรแกรมไปแล้วว่าประกอบไปด้วยอะไรบ้าง และแต่ละส่วนนั้นทำหน้าที่อะไร ซึ่งจริง ๆ แล้วในหน้าต่างโปรแกรมนั้นยังมีแถบเครื่องมือต่าง ๆ อีกมากมายที่ยังไม่ได้แสดงออกมา และในบางครั้งเครื่องมือบางตัวก็จะแสดงออกมาเองตามคำสั่งที่เราเรียกใช้งาน หรือเกิดจาการเปิดโปรแกรมขึ้นมาโดยผู้ใช้ไม่ได้ตั้งใจ เหตุการณ์ที่เครื่องมือที่ไม่ต้องการเปิดขึ้นมาและเครื่องมือที่เราต้องการใช้งานหายไปนั้นสามารถเกิดขึ้นได้เสมอ ฉะนั้น ผู้ใช้สามารถกระทำได้ตามขั้นตอนดังนี้

วิธีที่ 1

1. เลือกเมนู มุมมอง เลือก แถบเครื่องมือ

2. เลือกชื่อแถบเครื่องมือที่ต้องการ

                                       

                        

วิธีที่ 2

1. คลิกขวาแถบเครื่องมือใด ๆ ที่แสดงอยู่

2. เลือกชื่อแถบเครื่องมือที่ต้องการ

6. ประเภทของมุมมอง

มุมมองในโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2003 มี 4 มุมมอง ซึ่งแต่ละมุมมองนั้นจะมีหน้าที่ในการสร้างงานนำเสนอที่แตกต่างกันออกไป และการเลือกใช้มุมมองให้ถูกต้องและเหมาะสมจะช่วยให้ผู้ใช้โปรแกรมสามารถสร้างงานนำเสนอได้อย่างสะดวกรวดเร็ว อีกทั้งงานที่ออกมายังเป็นงานที่มีประสิทธิภาพ เนื่องจากได้ผ่านการพิจารณาจากหลายมุมมอง ซึ่งจะทำให้ผู้ใช้โปรแกรมสามารถมองเห็นจุดเด่นและจุดด้อยของงานและสามารถแก้ไขปรับปรุงก่อนที่จะทำการนำเสนองาน

1. มุมมองปกติ ใช้สำหรับออกแบบและแตกต่างสิ่งต่าง ๆ ภายในสไลด์ซึ่งประกอบ

ไปด้วย 4 ส่วนคือ หน้าต่างสไลด์ แท็บภาพนิ่ง แบบเค้าร่าง และหน้าต่างบันทึกย่อ

2. มุมมองแสดงลำดับสไลด์ เป็นมุมมองสำหรับการจัดเรียงลำดับของสไลด์ทั้งหมด

ที่มีอยู่ในงานนำเสนอ ตั้งแต่สไลด์แผ่นแรกจนถึงสไลด์แผ่นสุดท้าย

3. มุมมองนำเสนอภาพนิ่ง เป็นมุมมองสำหรับการนำข้อมูลในสไลด์โชว์ รวมทั้ง

จะแสดง Effect ที่เรากำหนดไว้ด้วย โดยไม่แสดงไตเติลบาร์ เมนูบาร์

ตลอดจนทูลบาร์อื่น ๆ

4. มุมมองบันทึกย่อ เป็นมุมมองที่ใช้สำหรับสร้างบันทึกข้อความย่อ เพื่อใช้เตรียม

ความทรงจำของผู้บรรยาย

7. การเปลี่ยนมุมมอง

โดยปกติแล้วเมื่อเราทำการเปิดโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2003 ขึ้นมาทำงาน หากผู้ใช้สังเกตจะเห็นว่า หน้าต่างโปรแกรมจะถูกแสดงอยู่ในมุมมองปกติเสมอ และถ้าหากผู้ใช้โปรแกรมต้องการเปลี่ยนมุมมองเพื่อให้สะดวกและเหมาะสมต่อการทำงานในบางคำสั่งก็สามารถเปลี่ยนมุมได้ดังนี้

วิธีที่ 1

1. เลือกเมนู มุมมอง

2. เลือกชื่อมุมมองที่ต้องการ

                                                         

 

วิธีที่ 2

คลิกที่ปุ่ม

8. การปิดโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2003

เมื่อเราทำงานเสร็จแล้ว หรือต้องการหยุดการทำงานไว้ก่อน และไม่ต้องการใช้งาน

โปรแกรมแล้ว เราควรปิดโปรแกรมอย่างถูกวิธี เพื่อเวลาเปิดโปแกรมขึ้นมาอีกครั้งจะได้ไม่เกิดปัญหา ซึ่งขั้นตอนการปิดโปรแกรมอย่างถูกต้อง สามารถทำได้ดังขั้นตอนต่อไปนี้

วิธีที่ 1

1. เลือกเมนู แฟ้ม

2. เลือกคำสั่ง ปิด

วิธีที่ 2

คลิกปุ่ม

คำถามท้ายบท

1)ขั้นตอนการเปิดโปรแกรม powerpoint 2003 มีกี่วิธีอะไรบ้าง
.....................................................................................

2)ขั้นตอนการปิดโปรแกรม มีกี่ขั้นตอนอะไรบ้าง
.....................................................................................
3)Title Bar มีหน้าที่ทำอะไร
.....................................................................................
4)Menu Bar  มีหน้าที่ทำอะไร
.....................................................................................
5)Button view  มีหน้าที่มำอะไร
.....................................................................................
6)Status Bar มีหน้าที่ทำอะไร
.....................................................................................
7)Tool Bar มีหน้าที่ทำอะไร
.....................................................................................
8)การซ่อนแถบเรื่องมือ มีกี่วิธีอะไรบ้าง
.....................................................................................
9)การเปลี่ยนมุมมอง มีกี่วิธีอะไรบ้าง
.....................................................................................
10)การสร้างงานนำเสนอด้วยโปรแกรม powerpoint 2003 มีกี่วิธีอะไรบ้าง
.....................................................................................
11)มุมมองปกติ มีหน้าที่อย่างไร
.....................................................................................
12)มุมมองแสดงลำดับสไลด์ มีหน้าที่อย่างไร
.....................................................................................
13)มุมมองนำเสนอภาพนิ่ง มีหน้าที่อย่างไร
.....................................................................................
14)มุมมองบันทึกย่อ มีหน้าที่อย่างไร
.....................................................................................
15)Status Bar มีหน้าที่อะไร
.....................................................................................
16)Maximize มีหน้าที่อะไร
.....................................................................................
17)Restore มีหน้าที่อะไร
.....................................................................................
18)Control Button มีหน้าที่อะไร
.....................................................................................
19)Task pane มีหน้าที่อะไร
.....................................................................................
20)Outline Tap มีหน้าที่อะไร
.....................................................................................